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Smart Office – so setzen Sie die neuen Technologien ein

Im Herbst 2020 wurden die Smart Office-Lösungen erstmals im Rahmen der digitalen ASSMANN Open vorgestellt. Einer der Köpfe hinter den smarten Buchungssystemen und softwaregesteuerten elektronischen Schließfachsystemen ist Jens Rüffer. Wir haben mit ihm über den Erfolg von ASSMANN SMART gesprochen und wie die digitale Buchungssoftware Unternehmen mit einer Vielzahl neuer Möglichkeiten hilft, den Arbeitsalltag zwischen Mobile Office, Desk-Sharing und Ressourcenplanung zu organisieren.

Wie machen intelligente Tools den Arbeitsalltag leichter?

„Branchenübergreifend erlebt die Modernisierung von Arbeitskonzepten gerade einen regelrechten Geschwindigkeitsrausch – Stichwort New Work und hybride Büroarbeitsmodelle. Jetzt kommt es darauf an, die Potenziale der neuen Möglichkeiten zu erkennen und zu nutzen. Es werden Tools benötigt, die bei der individuellen Organisation unserer Büroarbeit – vom Buchen des Firmen-Parkplatzes oder der Elektro-PKW Ladesäule über den Schreibtisch, den persönlichen Stauraum bis hin zu Flächen für Besprechungen und Brainstormings unterstützen, damit wir uns vor Ort auf das Wesentliche konzentrieren können. Mit den intelligenten Smart Office-Lösungen bietet ASSMANN die passenden digitalen Tools, um flexibler zu arbeiten und auf einfache Weise interne Abläufe und Arbeitsstrukturen zu verbessern.“

 

Für welche Kunden ist ASSMANN SMART interessant?

„Bestimmte Branchen lassen sich eigentlich nicht als spezifisch bestimmen. Die Problemstellungen und Anforderungen ähneln sich sehr, lediglich die betriebsinternen Prozesse unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Die Herausforderung für uns ist, diese internen Abläufe smarter zu gestalten, indem wir sie digitalisieren und somit auch vereinfachen.“

 

Das Angebot wächst, was verbirgt sich zum Beispiel hinter dem intelligenten elektronischen Schließfachschrank von ASSMANN?

„Die neuen Organisationsformen der Büroarbeit wie Mobile Office und Desk Sharing haben natürlich einen nicht unerheblichen und von vielen unterschätzten Einfluss auf die Prozesse im Unternehmen.

Viele in der Vergangenheit als selbstverständlich empfundene Abläufe funktionieren nicht mehr, wenn die Kollegen sich seltener sehen und keinen festen Arbeitsplatz mehr haben.

Dennoch müssen auch weiterhin Papierdokumente, Muster oder andere Gegenstände übergeben werden. Nur wie, wenn der Kollege nicht da ist und es keinen zugeordneten Schreibtisch gibt, wo die Unterlagen abgelegt werden können? Man kann es in einem Satz zusammenfassen: Unsere softwaregesteuerten Schließfachsysteme kommen überall dort zum Einsatz, wo sich bisher mindestens zwei Menschen zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort treffen mussten, um etwas Physisches auszutauschen. Der intelligente elektronische Schließfachschrank kann Übergaben organisieren und diese auch automatisch dokumentieren. Selbst ein Marktplatz lässt sich integrieren.“

Können so Dinge des täglichen Bedarfs einfach gefunden und entnommen werden?

„Durch einen digitalen Marktplatz lässt sich zum Beispiel die Warenausgabe von Drucker-Tonern oder anderen Ressourcen unabhängig von festen Zeiten und der persönlichen Begegnung verwalten. Dafür sind die Fächer eines Schließfachschrankes mit den verschiedenen Tonern für unterschiedlichste Drucker und Kopierer aufzufüllen. Über die grafische Bedienoberfläche des Systems können die dafür berechtigten Personen die entsprechenden Fotokopierer auswählen und das Fach mit dem passenden Toner öffnet sich. Im Hintergrund kann der Schrank auch gleichzeitig die Bestandsverwaltung organisieren.“

Neben Tonern können auch Firmenfahrzeuge für Dienstreisen aus dem Pkw-Pool gebucht werden. Schlüssel, Papiere und das Fahrtenbuch werden pro Fahrzeug jeweils in einzelnen Fächern hinterlegt. Das ausgewählte Fach wird für den nächsten PKW-Bucher freigeschaltet, der Schrank registriert die Abholung und meldet auch, sobald Schlüssel und Unterlagen wieder zurückgegeben werden. Und sollte die Verleihzeit überschritten werden, kann das System den Mitarbeiter freundlich erinnern und darauf hinweisen das noch Unterlagen zurückgegeben werden müssen.

Der Fantasie für den Einsatz und der Prozessgestaltung sind fast keine Grenzen gesetzt. Das erkennen unsere Kunden schnell, so dass wir im ASSMANN Forum in Melle inzwischen auch immer öfter Besuch von IT-Verantwortlichen, Betriebsräten oder dem Lean- und Facility-Management bekommen. Gemeinsam mit den Unternehmen werden individuell zugeschnittene Smart Office-Lösungen für ihre konkreten Problemstellungen entwickelt.“

Kann ASSMANN SMART mit anderen Lösungen kombiniert werden?

„In der Arbeitsrealität gibt es bereits eine Vielzahl digitaler Lösungen, die Planungen und Abläufe erleichtern, Routinearbeiten einsparen, virtuelle Meetings am Bildschirm ermöglichen und vieles mehr. Jedes Programm für sich ist hilfreich, aber häufig fehlt es an einem verbindenden Element, um die einzelnen Lösungen auch sinnvoll zu koordinieren.

ASSMANN SMART muss oft mit vorhandenen Systemen kooperieren, sich den Gegebenheiten anpassen und entsprechende Schnittstellen schaffen – und genau das kann unsere Buchungssoftware. 

Die Smart Office-Lösungen ermöglichen eine clevere Anbindung und zentrale Verwaltung von nützlichen Programmen wie Zeiterfassungssystemen, Besprechungs-Tools sowie Mail- oder Kalenderfunktionen.“

Wie viel Zukunft steckt in ASSMANN SMART?

„Nach unseren bisherigen Erfahrungen sehe ich einen sehr großen und wachsenden Bedarf für die ASSMANN Smart Office-Lösungen. Wir befinden uns in vielen Bereichen der Arbeit und Gesellschaft noch am Anfang der zu realisierenden Möglichkeiten der Digitalisierung.“