Dynamischer Verbesserungsprozess durch konsequentes Shopfloor Management
ASSMANN Büromöbel: Gute Kommunikation und ein strukturierter Informationsaustausch garantieren Effizienzsteigerung in Produktion und Verwaltung
Shopfloor Management kommt vom englischen Wort „Shopfloor“, das in der Industrie den Produktionsbereich als den Ort der Wertschöpfung bezeichnet. Unter Shopfloor Management wird demnach die Optimierung von Leitungs- und Führungsaufgaben einer Fertigung verstanden, die durch die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Führungskraft am Ort des Geschehens erreicht wird.
Die ASSMANN Büromöbel GmbH & Co. KG verfolgt mit dieser Methode den Ansatz, der kontinuierlichen Prozessverbesserung. Kern des Shopfloor Managements bei ASSMANN bilden regelmäßig stattfindende Kurz-Meetings, in denen auf Basis einer klar festgelegten Struktur und Agenda ein effizienter Austausch über die Verbesserung der täglichen Arbeit stattfindet. Hierarchieübergreifend werden Probleme und Optimierungspotenziale gemeinsam erkannt, diskutiert und vor Ort gelöst – mit Erfolg! Seit der Einführung vor knapp vier Jahren hat das Shopfloor Management wesentlich zum dynamischen Verbesserungsprozess beigetragen. Kommunikation und Prozesse wurden deutlich verbessert und so die Effizienz in einer der modernsten Büromöbelproduktionen Europas erhöht. Die drei wesentlichen Erfolgsfaktoren dabei sind ein klar strukturierter Ablauf, hohe Disziplin beim Einfordern der strikten Regeln und konsequentes Handeln mit dem Fokus auf dem Geschehen an der Basis.
Effizienz erhöhen: „Sehen durch sichtbar machen“
Nach erfolgreicher Pilotphase in der Produktion wurde die Shopfloor-Methode sukzessive auch auf die Verwaltungsbereiche ausgeweitet und ist heute ein wichtiger Teil des internen Verbesserungsprozesses – in der Buchhaltung, ebenso wie im Personal- oder dem Produktmanagement. „Mit dem Prinzip -Sehen durch sichtbar machen- können wir die Abläufe am Ort des Geschehens weiter verbessern und Probleme gemeinsam schneller und eindeutiger lösen, um die Effizienz zu erhöhen“, erklärt Andreas Fipp, Leiter Industrial Engineering bei ASSMANN.
Nachdem das Shopfloor-Management-Tool im Jahr 2018 über die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Fertigung (AWF) kennengelernt wurde, waren die Verantwortlichen bei ASSMANN schnell davon überzeugt, dass die Methode sehr gut zur Nachhaltigkeitsstrategie des Unternehmens passen würde. Das Shopfloor Management wurde nach eingehenden Schulungen der Verantwortlichen in den Fachabteilungen im März 2019 zunächst in der Produktion eingeführt. „Heute können wir festhalten, dass die Kommunikation insgesamt strukturierter und wirkungsvoller geworden ist. Der Teamgedanke wird gestärkt, Ziele werden verständlicher formuliert, Informationen kommen dort an, wo sie benötigt werden. Und wenn gute Arbeit immer besser wird, profitieren auch unsere Kunden – von gleichbleibend hoher Qualität und Produktionssicherheit von der Bestellung bis zur Auslieferung“, so Fipp.
Impulse für Verbesserung bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
Ein wichtiger Erfolgsfaktor: Anstelle von zentralen Entscheidungen auf Führungsebene werden die Ziele des Teams sowie die Prozessverbesserungsmaßnahmen gemeinsam getroffen. „So geben die Mitarbeiter selbst Impulse, aus denen heraus dann mithilfe einer gut durchdachten Struktur die optimale Lösung erarbeitet wird“, sind sich Sven Klingel, Lean Produktion Manager und Stan Langewand, Produktionsleiter, einig. Shopfloor Management führt somit nicht nur zur Prozessoptimierung, sondern wirkt sich aufgrund der Teamzusammengehörigkeit und der wertschätzenden Führungskultur auch positiv auf die Motivation, die Qualität der Arbeit und damit insgesamt auf die Produktivität aus.
Standardisiertes Modell mit strikten Regeln, die gezielt eingefordert werden
Die Methode Shopfloor ist von Anfang an mit klaren Regelungen verbunden, die gezielt eingefordert werden. Dabei wird ein standardisiertes Modell angewendet, welche Bereiche sich wie oft austauschen, wer beteiligt und wer verantwortlich für die Umsetzung ist. In der Praxis findet das inzwischen in der Verwaltung in ähnlicher Weise statt wie seit knapp drei Jahren in der Produktion, in der sich das Shopfloor wie folgt etabliert hat:
Auf der ersten Ebene findet ein Austausch beim täglichen Schichtwechsel zwischen den Teamsprechern der Früh- und der Spätschicht statt, zu aktuellen Herausforderungen, dem Produktionsstand, Änderungen im Schichtplan und andere Neuigkeiten und Informationen, die für alle sichtbar an einer Shopfloor Tafel veröffentlicht werden. Kann ein erkanntes Problem hier nicht direkt gelöst werden, wird es mit dem Support-Team besprochen. Die Kurzbesprechungen des Support-Teams – nicht länger als 15 bis 30 Minuten – finden alle zwei Tage statt und ersetzen damit zahllose Meetings und interne E-Mails. Alles, wofür es hier keine Lösung gibt, wird mit in die wöchentliche Besprechung der Werksleitung gegeben und gelangt im Zweifelsfall von dort in die Geschäftsleitungsrunde. So wird automatisch sichergestellt, dass keine Problematik übersehen wird und sowohl getroffene Entscheidungen als auch Feedback auf diesem Wege – nur in die andere Richtung – wieder an die Belegschaft weitergegeben werden. Diese Art des Managements hat sich als effektive Problemlösungsstrategie erwiesen, bei der sowohl die Abteilungsgrenzen aufgehoben werden als auch der Teamgedanke und die Mitarbeiterbindung gestärkt wird.
Transparenz durch visuelles Shopfloor Management
Neben den regelmäßig stattfindenden Meetings gehört das Shopfloor Management-Board zu den wichtigsten Elementen dieser Arbeitsweise und bildet die Informationsbasis des Teams. Eine gut geführte Shopfloor Tafel stellt die wichtigsten arbeitsplatzspezifischen Informationen verständlich dar, damit alle Beteiligten sich schnell einen Überblick über die Aufgaben, Abläufe, Ziele sowie den aktuellen Stand in der Fertigung verschaffen können. Bestandteile der Shopfloor Tafel sind:
- Kennzahlen zur Zielerreichung (z. B. Soll-Ist-Abweichungen)
- Kennzahlen zur Qualität (z. B. Anzahl von Reklamationen)
- Mitarbeitereinsatz und der Qualifikationsstand der Mitarbeiter
- Konkrete Aufgaben, Regeln und Verantwortlichkeiten
- offene Maßnahmen
- Abarbeitungstermin
- Maßnahmen-Status
Durch die vollständige Transparenz können alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einsehen, in welcher Phase sich die Projekte befinden und wo Probleme sowie Abweichungen in den Produktionsprozessen auftreten. Zusätzlich werden durch den regelmäßigen Austausch am Ort der Wertschöpfung sowie die zentrale Visualisierung aller wichtigen arbeitsplatzspezifischen Informationen Probleme viel schneller aufgedeckt. Reaktionszeiten verkürzen sich und Probleme können frühzeitig erkannt und behoben werden.
Die Shopfloor Tafeln machen aber nicht nur die arbeitsplatzspezifischen Informationen und Produktivität sichtbar, sie sind auch eine Art Themenspeicher. Hier wird festgehalten, welche Ziele und Verbesserungen die Teams zunächst geparkt haben und womit sie sich demnächst befassen wollen.
Mit Shopfloor hat ASSMANN es innerhalb kurzer Zeit geschafft, die Produktivität und Zufriedenheit im Unternehmen zu steigern. Ein Ziel, das ASSMANN kontinuierlich verfolgt – denn das Streben nach stetiger Verbesserung bleibt ein wichtiger Teil der Unternehmensphilosophie.