COVID-19
COVID-19

Gute Arbeit – ab sofort ohne Einschränkungen

Weitere Informationen finden Sie hier.

ASSMANN

Die Digitalisierung verändert unsere Arbeitswelt und mit ihr die Anforderungen an Einrichtung und Ausstattung von Büroräumen. Nicht "Abteilungssilos" oder Insellösungen, sondern bereichsübergreifende Arbeitsstrukturen und offene Raumlösungen prägen die Arbeit 4.0. Eine Entwicklung, der ASSMANN als Anbieter von modernen und zukunftsweisenden Einrichtungslösungen schon länger Rechnung trägt. Nun geht das Unternehmen mit gutem Beispiel voran und setzt die neuen Formate auch in den eigenen vier Wänden um.

Wer den Verwaltungsbereich der ASSMANN Unternehmenszentrale in Melle betritt, dem bietet sich schon auf den ersten Blick ein ungewöhnliches Bild. Nicht die für Verwaltungen üblichen engen Bürofluchten mit kleinen, nach Abteilungszugehörigkeit strukturierten Parzellen erwarten den Besucher, sondern ein großes, lichtdurchflutetes Open Space. Jeder der in Vierer-Benches gruppierten Arbeitsplätze ist mit einem höhenverstellbaren, ergonomischen Steh-Sitz-Tisch der Canvaro-Serie ausgestattet und verfügt über ein innovatives Beleuchtungssystem, das sich individuell an die Bedürfnisse des Mitarbeiters und der Tageszeit anpasst. Anstelle von abgrenzenden Wänden und Türen dominieren akustisch wirksame Syneo-Raum-in- Raum-Systeme die Büroflächen. Die kompakten und bequemen Loungemöbel können sowohl als Rückzugsort für konzentriertes Arbeiten als auch für Besprechungen genutzt werden - je nachdem, welchen Zweck sie gerade erfüllen sollen. Eine klare und funktionale Gestaltung prägt das Bild, ohne dass der Raum dadurch an Atmosphäre und Lebendigkeit einbüßt.

Die Referenz im eigenen Haus

In der ersten Etage des Firmensitzes einer der führenden Hersteller für Büromöbelsysteme in Deutschland ist innerhalb von wenigen Monaten eine einzigartige Bürolandschaft entstanden, die rund 70 Mitarbeitern aus den Bereichen Buchhaltung, Innendienst, Planung, Konzeptvertrieb, Produktmanagement, Einkauf und Marketing hochwertige Arbeitsplätze mit modernster Ausstattung bietet. Gleichzeitig ist der erst kürzlich abgeschlossene Umbau Sinnbild für den Aufbruch des Familienunternehmens in das digitale Zeitalter. „So wie unsere Kunden müssen auch wir natürlich den sich verändernden Marktbedingungen Rechnung tragen und Arbeitsräume und -prozesse noch effizienter gestalten. Gleichzeitig wollten wir ein Best-Practice-Beispiel im eigenen Haus realisieren, das unseren Kunden aufzeigt, welche unterschiedlichen Möglichkeiten es in der Konzeption und Umsetzung von Büroflächen gibt“, skizziert Dirk Aßmann, Geschäftsführer von ASSMANN, die Aufgabenstellung des Projekts.

Offene Arbeitswelten schaffen

Ursprünglich sollten die Kollegen aus der Verwaltung in einen Neubau direkt gegenüber der Unternehmenszentrale umziehen. Das Vorhaben scheiterte jedoch vor Baubeginn aufgrund administrativer und nicht beeinflussbarer Hindernisse. „Wir haben uns umgehend nach Alternativen umgeschaut und einen Plan B im eigenen Haus entwickelt. Nach einer erfolgreich durchgeführten Flächeneffizienzanalyse haben wir dann im September 2018 mit den Detailplanungen für den Umbau begonnen – und wenn ich mir das Ergebnis anschaue, bin ich heute eigentlich ganz froh darüber, dass es so gekommen ist“, erklärt Dirk Aßmann. Größte Herausforderung in der Konzeptionsphase: die geringe Gebäudetiefe von lediglich 12,5 Metern. Eigentlich zu wenig für eine Bürofläche im vorgesehenen Open-Space- Format, aber bekanntlich „versetzt der Glaube ja Berge“, berichtet Günter Osterhaus, Leiter ASSMANN Forum. „Um bei dieser Gebäudetiefe den Anforderungen eines modernen Open Space gerecht zu werden, mussten wir die Flächen in der Mittelzone und den Kommunikationsbereichen verdichten. Eine Maßnahme, die natürlich die Gefahr eines erhöhten Geräuschpegels birgt, was wiederum den Lärmstress für die Mitarbeiter erhöht hätte.“ Nicht so bei ASSMANN. „Damit die Kollegen dennoch konzentriert und stressfrei arbeiten können, haben wir großen Wert auf die Raumakustik gelegt und hierfür zahlreiche Maßnahmen umgesetzt, angefangen mit dem Einsatz von Headsets, die das klassische Telefonklingeln eliminieren, bis hin zu baulichen Maßnahmen.“ Unter anderem sorgen schallabsorbierende Viteco-Stellwandsysteme, Deckensegel und moderne Akustiksysteme für ein geräuscharmes Arbeitsumfeld, in dem sich die Mitarbeiter wohlfühlen. Und für den Fall, dass ein Kollege absolute Ruhe benötigt, weiß Kerstin Barre noch einen guten Rat. „Früher habe ich dann einfach die Tür zugemacht. Das geht jetzt natürlich nicht mehr“, lacht die langjährige Mitarbeiterin aus dem Vertriebsinnendienst. Heute stellt sie stattdessen einfach einen kleinen goldenen Mops mit Kopfhörern an ihren Arbeitsplatz. Der signalisiert den Kollegen, dass sie bei der Arbeit nicht gestört werden möchte. „Ich selbst habe es noch nicht ausprobiert, sehe aber bei den Kollegen, dass es funktioniert. Warum auch nicht? Das Einzige, was dafür wirklich nötig ist, ist Rücksichtnahme und Disziplin. Dann haben selbst solch kleine Maßnahmen eine große Wirkung.“

Umbau stärkt den Teamgeist

Rücksichtnahme und Disziplin – Fähigkeiten, die in der Umbauphase dringend benötigt waren. Simone Natrup, Leiterin Konzeptvertrieb, kann sich noch gut an die Zeit von Januar bis Mai 2019 erinnern: „Der Umbau bei laufendem Betrieb war eine echte Herausforderung und forderte von allen Kollegen Flexibilität und Geduld. Zum Teil haben die Gewerke gleichzeitig gearbeitet. Während an der einen Stelle noch abgebaut wurde, liefen zehn Meter weiter bereits die ersten Aufbauarbeiten. Aber als Team haben wir das super bewältigt.“ Dieser Teamgedanke stand schon bei der Planung des Umbaus weit oben auf der Agenda. In jedem Planungsworkshop saßen mindestens ein Abteilungsleiter und vier bis fünf Kollegen mit am Tisch und konnten ihre Ideen und Vorhaben einbringen. „Eine ganze Reihe dieser Vorschläge sind auch in die Umsetzung eingeflossen und haben zu diesem hervorragenden Ergebnis beigetragen“, sagt Simone Natrup. Ein Prozess, der mit dem Abschluss des Umbaus nicht beendet ist. „Nach wie vor können die Kollegen ihre Ideen und Verbesserungsvorschläge einbringen und zur Diskussion stellen. Was sinnvoll und nützlich ist, wird dann auch umgesetzt. Auch das gehört zum Prinzip des Open Space.“

Freie (Schreib-)Tischwahl

Mit dem Umbau haben sich in der ASSMANN Unternehmenszentrale aber nicht nur Einrichtung und Ausstattung, sondern auch Arbeitsstrukturen und -abläufe verändert. Wo früher noch jeder Mitarbeiter „seinen“ eigenen Schreibtisch hatte, herrscht heute das Prinzip der „Non-Territorialität“. Soll heißen: Da jeder Mitarbeiter über ein Notebook verfügt, alle Arbeitsplätze die gleiche Modularität aufweisen und die IT-Struktur im gesamten Gebäude kompatibel ist, kann jeder an jedem Schreibtisch arbeiten. Einzige Ausnahme ist der Bereich Planung und Technik, dessen Mitarbeiter eine spezielle Software einsetzen. Ein zukunftsweisendes Modell, das von den Kollegen aber auch Bereitschaft zur Kooperation erfordert, erklärt Tamara Wienecke, Teamleiterin der Planungsabteilung: „Natürlich funktioniert das Prinzip der Non-Territorialität nur, wenn jeder den Schreibtisch, an dem er gearbeitet hat, am Abend so verlässt, wie er ihn am Morgen vorgefunden hat – sauber, ordentlich und aufgeräumt. Aber das klappt bis jetzt sehr gut, wahrscheinlich auch, weil wir intern klare Regeln aufgestellt haben, an die wir uns untereinander immer wieder erinnern.“ Für Unterlagen, Arbeitsmaterialien und persönliche Dinge hat jeder Mitarbeiter einen eigenen Pontis-Mobilcontainer, den er sich morgens an den Arbeitsplatz holt und der zum Feierabend wieder in die dafür vorgesehene „Garage“ verschwindet. Tamara Wienecke: „Damit benötigen wir keine größeren Stauräume mehr und können auf großvolumige Wandregale und Schränke weitgehend verzichten. Den neu entstandenen Raum haben wir in zwölf zusätzliche Arbeitsplätze, die als Interimsplätze Praktikanten und Kollegen vom Außendienst zur Verfügung stehen, einen Pausen- Etagentreff und zwei neue Projekträume investiert.“ Beide Räume sind mit modernster Technik ausgestattet und können auch als Rückzugsorte für längeres konzentriertes Arbeiten genutzt werden.

Damit die Kollegen konzentriert und stressfrei arbeiten können, haben wir großen Wert auf die Raumakustik gelegt und hierfür zahlreiche Maßnahmen umgesetzt.

Günter Osterhaus, Leiter ASSMANN Forum

Aus der Praxis lernen

So anstrengend der Umbau war, so zufrieden fällt das Fazit von Geschäftsführer Dirk Aßmann nach den ersten Monaten im laufenden Betrieb aus: „Nach der Fertigung haben wir nun auch unsere Verwaltung gut auf den digitalen Wandel und die damit verbundenen Veränderungen vorbereitet. Gleichzeitig haben wir eine Referenz geschaffen, die auch für andere Unternehmen interessant ist.“ Dass er mit dieser Einschätzung richtig liegt, zeigen die Reaktionen der Besucher, die sich die neuen Räumlichkeiten schon einmal angeschaut haben. „Schließlich müssen sich auch unsere Kunden Gedanken darüber machen, wie sie ihre Büroräume angesichts der sich verändernden Rahmenbedingungen effizienter gestalten können. Diese Unternehmen können wir nun noch besser beraten – und zwar nicht nur auf dem Papier, sondern auf Basis von vielen Erfahrungen, die wir bei der Planung und Umsetzung des Open-Space-Formats im eigenen Haus gesammelt haben.“

Anforderung:

Um interne Arbeitsstrukturen und -prozesse zu optimieren, werden verschiedene Arbeitsbereiche im Open Space zusammengeführt.

Herausforderung:

Die Umwandlung muss im laufenden Betrieb erfolgen. Dies erfordert eine minutiöse Planung und eine geschickte Koordination aller Gewerke.

Projekt:

Teilumbau Unternehmenszentrale

Über den Kunden:

ASSMANN entwickelt und produziert Büromöbelsysteme und Einrichtungslösungen für moderne Arbeitswelten. Das Unternehmen zählt zu den führenden Büromöbelherstellern in Deutschland.