Wechselten anlässlich der Covid-19-Pandemie unzählige Angestellte von der ausschließlichen Büropräsenz in eine länger andauernde Phase der Heimarbeit im Homeoffice, so zeigt sich die Zukunft der Arbeit deutlich vielfältiger. Studien belegen, dass ein Großteil der befragten Büroarbeiter sich vorstellen kann, auch zukünftig regelmäßig zwischen dem Büro und den eigenen vier Wänden oder einem beliebigen anderen Ort zu wechseln. Nur ein sehr geringer Anteil der Befragten wünscht sich eine dauerhafte Rückkehr an den Büroarbeitsplatz, ein ähnliches Bild zeichnet sich auch bei der Vorstellung eines reinen Homeoffice-Modells ab.

0 der Beschäftigten waren 2021
zumindest zeitweise im Homeoffice tätig.

Was bedeutet dieser Wandel für Unternehmen? Wie lassen sich diese unterschiedlichen Bedürfnisse miteinander verbinden und was geschieht mit leerstehenden Arbeitsplätzen und Büroflächen? Fest steht, dass das Büro der Zukunft – insbesondere angesichts eines hybriden Arbeitsmodells – neu gedacht werden muss.

Wofür steht Hybrid Office?

Hybrid Work beziehungsweise Hybrid Office beschreibt ein Arbeitskonzept, das die wechselnde Anwesenheit im Büro und Homeoffice oder Remote Work ermöglicht. Die Arbeitsorte werden damit vielfältig, denn auch das Café um die Ecke, die Finca in Spanien oder der Coworking Space können vorübergehend das klassische Büro ersetzen.

0 der Angestellten wünschen sich
für die Zukunft ein hybrides Arbeitsmodell.
0 der Unternehmen kündigen an, sich auf eine
hybride Arbeitskultur einstellen zu wollen.

Hybrid Office meets Smart Office

Das Weltwirtschaftsforum empfiehlt Unternehmen, sich langfristig auf etwa 30 Prozent Belegung der Büroarbeitsplätze einzustellen. Dabei handele es sich um das optimale Verhältnis zwischen Mitarbeitenden und verfügbaren Arbeitsplätzen. Damit nicht jeder Arbeitstag mit einem Kampf um die wenigen Schreibtische beginnt, wird ein Desksharing-Konzept etabliert. Nach Vereinbarung – oder unter Gebrauch einer smarten Buchungssoftware – greifen Mitarbeitende auf die verfügbaren Sitzarbeitsplätze zu. Individuelle Arbeitsmaterialien werden in einem mobilen Rollcontainer oder einem abschließbaren Schrank aufbewahrt.

Damit an jedem Platz identische Arbeitsverhältnisse bestehen, ist eine einheitliche Infrastruktur erforderlich. Die Gestaltung der Arbeitsplätze und die Auswahl der Möbel sollten möglichst identisch sein sowie Anschlüsse für Internet, Laptop & Co. standardisiert sein. Unter diesen Bedingungen ist das Desksharing erfolgreich, da die Bevorzugung eines „Lieblingsplatzes“ wegfällt. Des Weiteren muss für alle Arbeitsplätze eine Clean Desk Policy verbindlich sein, die dafür sorgt, dass alle einen aufgeräumten und cleanen Schreibtisch vorfinden.

Raum für neue Ideen

Ein Umzug in neue Räumlichkeiten ist dabei nicht unbedingt erforderlich – der eingesparte Platz lässt sich auf andere vorteilhafte Weise nutzen. Diese neugewonnenen Flächen können gezielt als Begegnungs- und Kommunikationsorte dienen, entweder für Team-Meetings, Brainstormings, vertrauliche Gespräche oder als Schulungs- und Präsentationsflächen bei Kundenbesuchen genutzt werden.

Damit sich die Kolleginnen und Kollegen im Büro wohlfühlen, sind komfortable und bequeme Sitzmöbel, ergonomische Arbeitstische, einladende Loungebereiche sowie ausreichend Privatsphäre bietende Meeting-Boxen gefordert. Das Wohlgefühl und die Kreativität wird hierbei durch eine durchdachte Auswahl der Produktmaterialität, ansprechende Oberflächen und einem stimmigen Farbkonzept gefördert.

In wenigen Schritten zum Hybrid Office

Die Umstellung von einem klassischen auf ein Hybrid Office Arbeitsmodell sollte gut durchdacht und vorbereitet sein. Am besten funktioniert der Veränderungsprozess, wenn sich Unternehmen dabei von echten Profis wie dem Workplace Consulting Team von ASSMANN 4ROOMS bereits zu Beginn begleiten lassen. In Workshops werden gemeinsam mit dem Unternehmen vorhandene Potenziale und Bedürfnisse ermittelt, passende Gestaltungsideen und Einrichtungskonzepte erstellt sowie Kommunikationsstrategien entwickeln, die das neue Arbeitsmodell beim Arbeitgeber und Arbeitnehmern sinnvoll und harmonisch etablieren.

 

Zudem sollten folgende Eckpunkte beachtet werden:

  • Klare Verhältnisse schaffen
    Ein Regelwerk gibt Aufschluss darüber, wie im Büro oder zu Hause gearbeitet wird. Dies kann eine festgelegte Anzahl an Tagen mit Büropräsenz beinhalten oder eine Vorgabe, welche Tools für die Arbeit und Kommunikation untereinander genutzt werden sollen.
  • Standards etablieren
    Eine einheitliche IT-Peripherie vereinfacht den Ortswechsel und das Desksharing. Der Kampf um „Lieblingsplätze“ bleibt somit aus.
  • Neue Raumkonzepte wagen
    Wenn die Büroräume nicht mehr vollständig besetzt werden, lohnt sich die Einführung eines Desksharing-Konzepts. Die frei gewordene Fläche kann zu anderen Zwecken genutzt werden – etwa für Team-Meetings oder Kundenveranstaltungen.
Zurück