Flexible Office – Arbeitsorganisation ohne Grenzen
Mit Beginn der Corona-Pandemie im Jahr 2020 wurde die Büro- und Schreibtischarbeit unzähliger Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in die eigenen vier Wände verlegt: Mobiles Arbeiten und Remote Working wurden fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Mittlerweile sind viele Büroarbeiter, zumindest temporär, an die Schreibtische in den Unternehmen zurückgekehrt – ein guter Anlass, um bisherige Strukturen der Arbeitswelt in Frage zu stellen und zu überdenken. Sind fest zugewiesene Arbeitsplätze und räumliche Trennungen zwischen Büro, Besprechung und Aufenthalt noch zeitgemäß? Nein, sagen Experten – die Zukunft der Büroarbeit gehört dem Flexible Office!
Flexible Office als dynamischer Arbeitsstil
Dass es nicht ganz ohne die Präsenz vor Ort im Unternehmen geht, zeigt eine Studie des Jobportals Stepstone: Der fehlende soziale Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen zählt zu den am häufigsten genannten Nachteilen, die das Homeoffice mit sich bringt. Für die Entwicklung kreativer Ideen und gemeinsame Brainstorming-Prozesse stellt die dauerhafte Heimarbeit demnach keine fruchtbare Umgebung dar – es fehlen der kollaborative und spontane Austausch. Demgegenüber steht die Wohlfühl-Atmosphäre der eigenen vier Wände, die sich in vielen Fällen von der am Arbeitsplatz im Unternehmen unterscheidet. Aus solchen Erkenntnissen wächst der Wunsch nach neuen Strukturen, die die Pluspunkte beider Konzepte in sich vereinen. Flexible Office heißt der goldene Mittelweg, der Expertenmeinungen zufolge, die Arbeitswelt der Zukunft prägen wird – und nachgelagert unter anderem auch die Arbeitsplatzgestaltung beeinflusst.
Das Büro wird nach der Corona-Pandemie eine Aufwertung erfahren. Es wird nicht mehr der Platz sein, an dem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur ihre Schreibtischarbeit erledigen. Vielmehr wird es ein Platz für bewusste Zusammenarbeit und interaktiven Austausch.
die Homeoffice und Präsenz im Büro kombiniert.
(Quelle: IHK Berlin)
Der Begriff des Flexible Office (deutsch „Flexibles Büro”) beschreibt eine Arbeitsform, die in Struktur und Nutzung größtmögliche Flexibilität bietet – sowohl zeitlich als auch räumlich. Das Ziel ist es Orte zu schaffen, die einladend wirken und gleichzeitig einen Rahmen für produktives oder konzentriertes Arbeiten sowie den kreativen Austausch bieten.
Dass dieses Arbeitskonzept an keine feste Adresse gebunden ist, beweisen die Trends der vergangenen Jahre: Coworking Spaces, Business Center, Hybrid und Office Sharing erfreuen sich großer Beliebtheit – auch diese Konzepte repräsentieren die Idee des flexiblen Büros, um den Arbeitsanforderungen möglichst vieler Nutzer zu entsprechen. Gleichzeitig bieten die flexiblen Bürolösungen, neben einer kompletten Büroinfrastruktur, deutlich mehr als einen Ort zum Arbeiten – für zahlreiche Anforderungen bietet sich das Flexible Office als idealer Rahmen an. Oftmals ist ein kurzfristiger Wechsel zwischen einer Vortragssituation, einem Workshop mit Gruppenarbeitsplätzen und separierten Einzelplätzen erforderlich. Mit vielseitig nutzbaren Einrichtungskonzepten können Umstellungen flexibel, unkompliziert und zeitsparend gestaltet werden.
Was macht ein Flexible Office aus?
Feste Vorgaben für ein Flexible Office existieren nicht, doch ein paar Rahmenbedingungen sollte es Nutzerinnen und Nutzern bieten, um für jedermann ein positives Arbeitsumfeld darzustellen:
Während manche den kommunikativen Austausch im Open Space Office bevorzugen, schätzen andere die Privatsphäre eines abgeschirmten Arbeitsplatzes. Je nach Teamgröße und Aufgabenbereich des Einzelnen sollten daher verschiedene Konzepte angeboten werden. Steht nicht ausreichend Raum für unterschiedliche Lösungen zur Verfügung, ist es wichtig, die Einrichtung schnell wechselnden Gegebenheiten anpassen zu können.
Ob für konzentrierte Einzelarbeit oder für vertrauliche Gespräche und Telefonate – es gibt viele Gründe für eine visuelle und akustische Abschirmung, die vor Störungen schützt und andere nicht bei ihrer Arbeit stört.
Laptops, Tablets und Smartphones sind unverzichtbar. Deshalb müssen für ihre Nutzung Internetverbindungen, ausreichend Steckdosen und Anschlüsse für Übertragungen verfügbar sein – im Idealfall sind diese direkt in den Einrichtungslösungen integriert. Die Nutzung der Infrastruktur muss selbsterklärend sein und weitestgehend automatisch funktionieren.
Auch und insbesondere am Arbeitsort werden geschmackvolle Inneneinrichtung und einladender Komfort geschätzt. Ein durchdachtes Farbkonzept wirkt sich auf die Stimmung und Kreativität der Anwesenden aus, fördert die Produktivität und regt zu Höchstleistungen an.
Eine einfache Handhabung aller Einrichtungslösungen und Objekte lädt zum vielfältigen und flexiblen Gebrauch ein.
Was benötigt ein Flexible Office?
Um den täglich wechselnden Anforderungen gerecht werden zu können, sollte das ausgewählte Mobiliar beim modern gestalteten Arbeitsort flexibel bewegbar sein und zusätzliche Funktionen bieten. Die Basis dafür bilden mobile Tische wie die der akkubetriebenen ASSMANN Pontis Hypa-Serie. Ob Schreib-, Seminar- oder Bistrotisch: Dank komfortabler elektromotorischer Höhenverstellung bieten sie optimale Möglichkeiten für das ergonomische Arbeiten mit Wechsel der Arbeitsposition im Sitzen oder im Stehen. Somit wird die Wirbelsäule entlastet und auch zusätzlich der Kreislauf in Schwung gebracht. Innerhalb von Sekunden kann der Arbeitsplatz in einen Stehtisch verwandelt und zum Austausch mit Kollegen genutzt werden.
Durch den Akkubetrieb bieten die Tische maximale Flexibilität bei der Positionierung sowie völlige Unabhängigkeit von einem festen Stromanschluss. Der Akku liefert ausreichend Energie für mehrere Arbeitstage und bietet zum Laden von Smartphones einen integrierten USB-Ladeport. Zusätzlich ausgestattet mit Rollen, können die Tische einfach bewegt werden – sei es, um für andere Anforderungen Platz zu schaffen oder den Arbeitsplatz-Standort in einen anderen Raum zu verlegen.
Durch das Hochklappen der Tischplatte kann der Pontis Hypa Tisch als voll funktionsfähiges Whiteboard genutzt werden – ob als Projektionsfläche oder beschreibbares und magnetisches Memoboard. Die rollbaren Tische können leicht zur Seite geschoben und mit ihrer klappbaren Tischplatte platzsparend gelagert werden.
(Quelle: Deskcloud)
Moderne Büroeinrichtung mit Konzept
Szenarien wie diese zeigen das Potenzial des Flexible Office auf – durch den Einsatz vielseitiger und flexibler Einrichtungslösungen für den Arbeitsbereich können verschiedenste Anforderungen an einem Ort erfüllt werden. Eine derart dynamisch eingerichtete Arbeitswelt regt die Konzentration und Kreativität an, denn jede Abwechslung zur sitzenden Arbeit am Schreibtisch durchbricht routinierte Abläufe und bietet eine förderliche Grundlage, um produktiv zu agieren und neue Ideen zu entwickeln. Diese Aspekte erhöhen nicht nur die Mitarbeiter-Zufriedenheit, sondern sind auch wichtige Argumente beim Recruiting neuer Fachkräfte. Eine Unternehmenskultur, die Möglichkeiten der räumlichen und zeitlichen Freiheit lässt, wird zukünftig zu einem wichtigen Wettbewerbsvorteil im Recruiting-Prozess, wie eine Studie der Bertelsmann-Stiftung erst im Herbst 2021 aufzeigte. Bei der Planung und Einführung eines Flexible Office, das diese Anforderungen erfüllt, unterstützen erfahrene Partner, die neben der Arbeitsplatzkonzeption und -ausstattung auch den Change-Prozess und dessen Auswirkungen auf den Menschen bei den Planungen und Umsetzungen im Blick haben.
Für ein organisiertes Miteinander
Desksharing und Co-Working sind beliebte Beispiele der modernen Arbeitswelt. Was sie verbindet, ist das Teilen von frei buchbaren Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen oder anderen Ressourcen. Ohne fest zugewiesene Schreibtische herrscht freie Platzwahl – je nach Verfügbarkeit oder passend zu den geplanten Tätigkeiten des Arbeitstages. Um den ergonomischen Ansprüchen wechselnder Nutzerinnen und Nutzer entgegenzukommen, leisten elektromotorisch höhenverstellbare Schreibtische gute Dienste. Die Einstellung der Arbeitshöhe – sowohl im Stehen als auch im Sitzen – geschieht per Knopfdruck, komfortabel und ohne störende Motorengeräusche. Auch das Speichern der bevorzugten individuellen Höhe ist möglich. Unter diesen Voraussetzungen ist Desksharing eine Einladung zu mehr Abwechslung, fördert agile Arbeitsweisen und verbessert durch immer neue Sitzkonstellationen den abteilungsübergreifenden Informationsfluss und optimales Teamwork. Bisherige Barrieren können durchbrochen und Hierarchien erfolgreich abgebaut werden. Als Stauraum für persönliche Gegenstände und Arbeitsmaterialien sollten frei bewegliche Rollcontainer sowie individuell nutzbare und zentral platzierte Schließfachschränke für die Open-Space-Büro-Arbeitsflächen zur Verfügung stehen.
Wer angesichts dieser zahlreichen Vorteile das Konzept des flexiblen Arbeitsplatzes realisieren möchte, sollte sich auch mit den damit verbundenen Herausforderungen auseinandersetzen. Dazu gehört eine möglicherweise zeitintensive Arbeitsorganisation, wenn Mitarbeitende immer wieder neue Arbeitsplätze passend für sich individuell einrichten müssen. Abhilfe schaffen dabei smarte und clevere Buchungssoftwares – sie ermöglichen vorab die Buchung verfügbarer Schreibtische sowie den Zugriff auf individuelle Konfigurationen. Dieser Vorgang lässt sich natürlich auch auf weitere begrenzt verfügbare Ressourcen übertragen, wie etwa Parkplätze oder Schließfächer für die private Nutzung oder als individueller Projekt- oder Team-Stauraum, auf den mehrere Nutzer Zugriff haben.
Checkliste für erfolgreiches Flexible Office
Um das Flexible Office richtig umzusetzen, sollte die Art der Arbeit und der Arbeitsplatz-Organisation neu gedacht werden – unter technologischen wie auch unter sozialen Gesichtspunkten. Wer dabei die folgenden Rahmenbedingungen beherzigt, kann sich zukunftsgerecht ausrichten und zugleich alle im Unternehmen auf diesem Weg mitnehmen:
Jeder Mensch ist anders und arbeitet nach individuellen Methoden. Daher gilt es zu erfragen, wie der Arbeitsalltag der Mitarbeitenden aussieht und welche Aufgaben zu ihren Tätigkeiten gehören. Auf Basis dieser Angaben können Unternehmen gemeinsam mit ihren Mitarbeitenden ermitteln, wer von welcher flexiblen Lösung besonders profitieren würde und welche Bedürfnisse und Anforderungen erfüllt werden sollten. Während des gesamten Prozesses unterstützt hierbei ASSMANN 4ROOMS mit Workshops und umfassender Beratung und weiteren Dienstleistungen.
Bei der Desk-Sharing-Organisationsform möchten Büroarbeitende nicht erst auf Schreibtischsuche gehen müssen. Für Transparenz und Planbarkeit wird hierfür die Nutzung einer Smart Office Buchungssoftware empfohlen, über die sich neben dem benötigten Arbeitsplatz auch Schließfächer sowie Besprechungsräume oder PKW-Parkplätze reservieren und verwalten lassen.
Eine harmonisierte IT-Peripherie ist Grundvoraussetzung, damit alle ihre Geräte wie Notebook oder Telefon an jedem beliebigen Platz anschließen und reibungslos mit der Arbeit starten können. Auch darüber hinaus sollten die Arbeitsplätze gleichwertig ausgestattet und einladend gestaltet sein.
Jeder Arbeitsplatz sollte innerhalb kurzer Zeit an individuelle körperliche Bedürfnisse angepasst werden können. Hierfür empfehlen sich die Investition in ergonomische Möbel wie höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische und multifunktionale Bürodrehstühle sowie bequeme Raum-in-Raum-Lösungen für kurze Besprechungen oder Telefonate.
Als Verhaltensregel beim Desk Sharing sollte jeder Platz sauber und aufgeräumt für die nächsten Kollegen hinterlassen werden – Stichwort: Clean Desk Policy. Weiterer wichtiger Wohlfühlfaktor bei der konzentrierten Arbeit ist ein möglichst geringer Geräuschpegel, der sich durch entsprechende Akustiklösungen sogar im Open Space Office erzielen lässt.
Wir bringen Sie in Ihre moderne Arbeitswelt!
Unsere ASSMANN 4ROOMS Experten beraten Sie vollumfänglich zu unseren Einrichtungslösungen und Dienstleistungen rund um das Thema New Work. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!