In der Büroarbeitswelt vollziehen sich seit einigen Jahren grundlegende Veränderungen, die sich auch in modernen Büroraumkonzepten wiederfinden. Der Wandel basiert auf gesamtgesellschaftlichen und generationellen Trends, die branchenunabhängig, die Art des Arbeitens verändern. Die Workplace-Neuerungen gehen einher mit Megatrends wie Individualisierung, Globalisierung und Digitalisierung. Viele Routinetätigkeiten werden in Zukunft nicht mehr von Menschen, sondern von Algorithmen erledigt. Arbeit wird zukünftig auch in Open Source-Gemeinschaften stattfinden, in denen alle Beteiligten gemeinsam auf Augenhöhe miteinander interagieren. Zudem machen sich die veränderten Einstellungen der zwischen 1977 und 1998 geborenen Generation Y zur Arbeit im Allgemeinen immer stärker bemerkbar. Junge Menschen wünschen sich flache Hierarchien, sind technikaffin und freizeitorientiert. Der Arbeitsplatz ist für sie vielfach abgekoppelt von einem fest zugeordneten Platz im Büro. Veränderungen, die den gesellschaftlichen und generationellen Wandel aufgreifen und eine reibungslose Übersetzung in passgenaue Arbeitswelten ermöglichen, sind vielerlei Art: Individuelle Home Office-Regelungen, Mobile- und Flexible- Office, frei wählbare Arbeitszeiten gehören genauso zum Repertoire des modernen Arbeitslebens wie Co-Working oder Free Seating.

Homeoffice: Gekommen, um zu bleiben?

Die Corona-Pandemie hat dafür gesorgt, dass viele Arbeitnehmer innerhalb kürzester Zeit den Büroarbeitsplatz gegen das eigene Zuhause eintauschen mussten. Corona kann daher als eine Beschleunigung für Veränderungen identifiziert werden. Wenn vorher noch in vielen Unternehmen der Kontext vorherrschte „Homeoffice – geht nicht oder sehr schwierig umzusetzen!“, steht jetzt fest: „Mobiles Arbeiten geht doch!“ Die Krise hat Unternehmen gelehrt, dass ihre Mitarbeiter nicht zwingend im Büro arbeiten müssen. Auch wenn das Arbeiten von zuhause einige Vorteile mit sich bringt, fühlten sich nicht alle Arbeitnehmer im Homeoffice wohl. Faktoren wie langsames Internet, unbequeme Küchenstühle, Ablenkung durch Familie und Kind sowie die soziale Distanz zu Kollegen und der damit einhergehende Informationsverlust lassen häufig den Wunsch aufkommen, wieder am Büroarbeitsplatz arbeiten zu können.

Da insbesondere die regelmäßige Interaktion mit Kollegen und in Teams für Kreativität und innovatives Arbeiten unverzichtbar ist, stellt sich die Frage, wie und wo „Office“ in Zukunft überhaupt stattfinden wird.

Smart Office: Flexibler in Raum und Zeit

Dank neuer und besserer Technologien werden in Zukunft wesentlich mehr Arbeitsplätze unabhängig von festen Orten sein. Nur einen Tag in der Arbeitswoche im Büro zu arbeiten, ist so ein Beispiel. Unternehmen werden zukünftig durch eine Firmen-Cloud von fast jedem Ort der Welt erreichbar sein. Mehrere Millionen vernetzte Endgeräte und Nutzer, die schon heute von überall Zugriff über Cloudlösungen auf Unternehmensdaten haben, stellen die IT-Verantwortlichen zukünftig vor große Herausforderungen bzgl. der IT- und Datensicherheit.

Das Thema Smart Office ermöglicht völlig neue und attraktive Möglichkeiten zur Gestaltung des Arbeitsalltags. Durch den Einsatz smarter Buchungssysteme können Büroarbeitsplätze trotz geringerer Anwesenheitszeiten problemlos von zu Hause gebucht und auf die persönlichen individuellen Arbeitsplatzkonfigurationen zugegriffen werden.

Gleichzeitig kann eine smarte Bürolandschaft die Zusammensetzung von Teams schon im Voraus intelligenter planen, Arbeitsplätze einteilen und somit für optimale Bedingungen sorgen, die sich tagesaktuell ändern können.

Veränderungen bedeuten Herausforderungen

Eine moderne, auf die Bedürfnisse von New Work eingestellte Büroraumeinrichtung reicht allein nicht aus. Wichtig ist, dass Unternehmen den Wandel ganzheitlich angehen und sich auf die neue Arbeitswelt und Anforderungen in allen Aspekten einstellen. Denn die Unternehmenskultur soll sich in der Arbeitswelt widerspiegeln.

Fest steht: Traditionelle Arbeitsweisen haben endgültig ausgedient, jedoch sind sie in vielen Köpfen noch zu stark verankert.

Die Herausforderung bei der Veränderung ist daher oft der Mensch selbst. Ein Teil wird sich immer wieder an seinem angestammten Platz wiederfinden, andere sind unabhängiger und benötigen keinen festen Arbeitsplatz. Gleichwohl werden optimalerweise personalisierte Indikatoren benötigt, die mittels smarter Office-Lösungen steuerbar sind. 

Im Rahmen des Veränderungsprozesses kommt den Führungskräften eine große Verantwortung zu, denn die New-Work-Maßnahmen und Veränderungen werden erst problemlos funktionieren, wenn diese bei allen Mitarbeitern im Kopf angekommen sind. Entwicklungen werden in Unternehmen nur dann angenommen und erfolgreich umgesetzt, wenn sich Führungskräfte von Anfang an darauf einlassen und den Wandel aktiv mit vorleben. Das setzt auch eine Veränderung in der generellen Führungskultur voraus. Führung bedeutet deshalb in Zukunft mehr Führen auf Distanz, weniger Kontrolle und dennoch mehr Verantwortung für die Mitarbeiter, bei klaren Vorgaben, einem festgelegten Zeitmanagement und Zielen für jede Aufgabe. Der Veränderungsprozess in Bezug auf die klassische Mitarbeiterführung ist schon im vollen Gange.  Führungskräfte müssen in der Lage sein, Digital Natives und traditionelle Hierarchien miteinander zu verbinden und zu managen. Es sind mehr "flexible Teamplayer und Coaches" gefordert.

Bürowelten der Zukunft planen und umsetzen

Um den neuen Anforderungen an das Büro von morgen gerecht zu werden, erarbeiten wir bei ASSMANN 4ROOMS gemeinsam mit unseren Kunden ein passgenaues Einrichtungskonzept, das alle Faktoren vom Prozess, über die Planung, bis zur Nutzung hinsichtlich des Raums, der Emotion, der Funktion sowie der Services ganzheitlich berücksichtigt. So entstehen individuelle und inspirierende Orte, an denen Menschen gerne arbeiten und sich wohlfühlen.